Parfois vous avez besoin d'envoyer une grande quantité de données en pièce jointe (par exemple, une collection de photos en haute résolution ou un projet sur lequel vous travaillez). Les serveurs de messagerie (le vôtre et celui de votre destinataire) ont généralement une restriction de la taille maximale des messages autorisés. Par exemple, la taille maximale des messages chez Laposte.net est d'environ 17 Mo, tandis que Gmail autorise jusqu'à 25 Mo et Gmx pas moins de 50 Mo !

Si vous dépassez la limite du serveur, vous obtiendrez un message d'erreur ressemblant à ceci :

En plus des restrictions du serveur, vous devez aussi considérer combien de temps prend l'envoi du message depuis votre ordinateur vers le serveur, puis le téléchargement depuis le serveur vers le destinataire du message. Un message avec une grosse pièce jointe prendra un long moment à être envoyé et téléchargé, et pourra bloquer d'autres opérations pendant son traitement.

C'est pourquoi il est en général préférable de diminuer la taille de vos pièces jointes avant l'envoi. Si ce n'est pas possible, vous pouvez télécharger les pièces jointes sur un service de stockage externe plutôt que de les attacher aux messages.

Suivez ces quelques conseils et astuces si vous devez envoyer des pièces jointes volumineuses :

Vérifiez la taille de vos pièces jointes lors de la rédaction d'un message

Lorsque vous ajoutez des pièces jointes à un message, vérifiez la taille totale de vos pièces jointes. La taille de chaque pièce jointe, et le nombre et la somme de toutes les pièces jointes sont affichés dans le panneau des pièces jointes, comme vous pouvez le voir ci-dessous :

Réduire la taille des pièces jointes

Redimensionner et compresser les images

Les photos en haute résolution prennent beaucoup d'espace disque. Par conséquent, il est préférable d'envoyer une version basse résolution d'une photo à la place de l'originale.

Il y a plusieurs façons de procéder :

• Utilisez un gestionnaire de photos pour envoyer vos photos, ils ont généralement une option pour redimensionner les photos avant l'envoi. La plupart des systèmes d'exploitation comprennent un gestionnaire de photos et il y a beaucoup d'outils de gestion des photos qui peuvent être téléchargés gratuitement.

* Sous Windows, sélectionnez les images en utilisant l'Explorateur Windows et choisissez Envoyer vers, puis Destinataire. Windows va automatiquement vous proposer de redimensionner les images et le courrielleur s'ouvrira en mode rédaction.

• Installez l'une des nombreuses extensions qui peuvent automatiquement redimensionner les images :
  • Auto Resize Image
  • Shrunked Image Resizer

Compressez (zippez) vos données

Pour les fichiers qui ne sont pas des images (tels que les documents texte ou tableurs), vous pouvez « zipper » vos fichiers avant de les joindre à un message (Zip est un format de compression de données et d'archive commun. Les fichiers qui ont été compressés ont une extension « .zip » (d'autres formats existent comme les .rar ou .7z).

Cela peut être fait soit :

• manuellement avec l'un des nombreux outils de compression gratuits disponibles (7-Zip par exemple).
• automatiquement avec l'aide du module Auto Compress File.

Utilisez un service de stockage en ligne

Il y a plusieurs sites web qui autorisent le stockage de fichiers en ligne. Vous pouvez téléverser vos fichiers sur ces sites et permettre aux autres personnes de les télécharger. Plutôt que d'envoyer un fichier joint à un message, vous pouvez simplement envoyer un message qui comprend un simple lien vers votre fichier que les destinataires peuvent télécharger à leur convenance.

Attention, vous devez lire attentivement les conditions d'utilisation et de confidentialité du service de partage de fichiers avant de l'utiliser.

Service de partage de photos

Si vous souhaitez partager uniquement des photos ou des vidéos, vous pouvez utiliser un des nombreux services de partage (comme Flickr, Google Photos, Facebook, etc.).

Service de stockage et de partage en ligne

Ces services sont principalement utilisés pour sauvegarder des données sur Internet. Cependant, ils peuvent aussi être utilisés pour partager vos données, car les fichiers peuvent être rendus accessibles via une URL.

• Dropbox
• Gmx

Service de téléchargement de fichiers

Il existe plusieurs sites qui agissent comme un serveur de messagerie et vous permettent de transférer des fichiers via un navigateur. Vous spécifiez le nom du destinataire, le nom du fichier et votre adresse, et le service se charge d'envoyer le message pour vous.

• Free dl
• Hightail
• SendBox
• …