Dit artikel legt uit hoe u uw mailserver onder de limiet voor opslag kunt houden en wat u kunt doen als u een melding zoals “over quota”, “quota exceeded”, “quotum bereikt” of “mailbox for user is full” ontvangt.

Wat is uw serverquotum?

De meeste mailservers hebben een opslaglimiet die u niet kunt overschrijden. Deze varieert van server tot server, maar ligt doorgaans rond de 100-500 MB bij zakelijke servers en is bijna onbeperkt voor een aantal populaire gratis e-mailproviders zoals Gmail (dat meer dan 7600 MB biedt), Yahoo! (onbeperkt) of GMX (onbeperkt).

Hoe weet ik wat mijn serverquotum is?

Dit hangt af van uw server. Als u een gratis mailserver of die van uw ISP gebruikt, zoek dan naar de ondersteuningsartikelen ervan. Als u een zakelijke mailserver gebruikt, kunt u dit aan uw beheerder vragen.

Als u een IMAP-account gebruikt die een indicatie van zijn quota levert (wat niet altijd het geval is), kunt u:

• controleren of het quotum ervan wordt aangegeven bij de eigenschappen van uw map. Klik met de rechtermuisknop op uw Postvak IN en selecteer Eigenschappen, gevolgd door het tabblad Quota.
  
  
• eenvoudig wachten tot Thunderbird een quotumindicatie in de statusbalk weergeeft. Deze wordt alleen weergegeven als het nuttig is, en niet eerder dan wanneer uw opslagcapaciteit voor 75% is bereikt.
• de add-on Display Quota gebruiken om het quotum rechtstreeks in de statusbalk van Thunderbird weer te geven.

Hoe kan ik de grootte van mijn e-mailberichten op de server verminderen?

Om het een en ander op te ruimen is het hebben van de volgende indicatoren handig:

• hoe groot zijn uw mappen?

Omdat de mapgrootte niet in Thunderbird wordt aangegeven, dient u een add-on te installeren om deze weer te geven. Hiervoor kunt u Mail Summaries of Extra Folder Columns gebruiken.

• hoe groot zijn uw e-mailberichten?

Controleer eenvoudig of de weergave van de kolom Grootte in het berichtvenster is ingesteld. Als dat niet zo is, lees dan het artikel Berichtenlijstkolommen om deze toe te voegen.

POP-server

Bij een POP-server worden alle binnenkomende berichten naar uw computer gedownload. Afhankelijk van uw keuze kan een kopie van uw berichten op de server achterblijven totdat u deze naar een andere map verplaatst of verwijdert, of tot een bepaalde tijd. Als u dus ruimte wilt vrijmaken, kunt u het volgende overwegen:

1. Controleer de huidige grootte van uw Postvak IN.
2. Verwijder een deel van uw oude e-mail in uw Postvak IN, in het bijzonder de grotere e-mailberichten. Sorteer uw berichten op grootte om makkelijk te zien welke de meeste ruimte gebruiken.
3. Archiveer uw oudere e-mailberichten om ze uit uw Postvak IN te verplaatsen en vervolgens van de server te verwijderen (maar lokaal te behouden).
4. Controleer de nieuwe grootte van uw Postvak IN om er zeker van te zijn dat deze is verkleind zoals verwacht. Als dit niet het geval is, comprimeer dan de map (vanuit het menu Bestand | Mappen comprimeren).

IMAP-server

Bij een IMAP-server worden al uw berichten en mappen tussen Thunderbird en uw mailserver gesynchroniseerd (lees het artikel IMAP-synchronisatie voor meer details). Als u ruimte wilt vrijmaken, kunt u het volgende overwegen:

1. Verwijder een deel van uw oude e-mail in al uw mappen, in het bijzonder de grotere e-mailberichten. Sorteer uw berichten op grootte om makkelijk te zien welke de meeste ruimte gebruiken.
2. Als u een kopie van uw e-mailbericht wilt behouden maar de bijlage niet meer nodig hebt, kunt u de bijlage eenvoudig van het e-mailbericht ontkoppelen, omdat bijlagen doorgaans de meeste ruimte gebruiken.
3. Archiveer een deel van uw oude e-mail. Als u berichten echter naar een andere map op uw IMAP-server verplaatst, wint u hiermee geen ruimte. Om dit te bereiken dient u uw map “Archieven” onder uw account “Lokale mappen” in te stellen, en niet als een submap van uw IMAP-account.