Czasami zachodzi potrzeba wysłania dużej ilości danych jako załącznika do wiadomości, np. kolekcję zdjęć o wysokiej rozdzielczości lub projektu, nad którym się pracuje. Zazwyczaj usługi pocztowe zarówno nadawcy, jak i odbiorcy mają pewne ograniczenia rozmiaru przesyłanych załączników. Maksymalny dopuszczalny rozmiar zależy od indywidualnych ustawień serwerów. Na przykład maksymalny dopuszczalny rozmiar dla załączników binarnych w serwisie Comcast wynosi około 10,9 MB, podczas gdy Gmail zezwala na załączniki do 25 MB.

Jeśli cała wiadomość przekroczy dopuszczalny limit serwera, zostanie wyświetlona wiadomość podobna do poniższej:

Oznaczenie XX XXX XXX, to maksymalny rozmiar pliku, jaki można przesłać.

Oprócz ograniczeń serwera należy również wziąć pod uwagę, jak długo trzeba czekać na wysłanie wiadomości z komputera na serwer i pobranie z serwera przez odbiorcę wiadomości. Wiadomość z dużym załącznikiem będzie długo wysyłana i pobierana i może blokować inne operacje.

Wniosek nasuwa się sam – należy minimalizować przesyłane załączniki, a jeśli jest to niemożliwe, raczej przesyłać pliki do serwisu wymiany plików niż dołączać je do wiadomości.

Oto kilka porad i wskazówek, jakie można zastosować, by wysłać duże załączniki.

Sprawdzanie rozmiaru załączników podczas tworzenia wiadomości

Gdy dodajesz załączniki do wiadomości, sprawdź ich całkowity rozmiar. Jest on wyświetlany, jak i rozmiar poszczególnych załączników, w panelu załączników, jak widać to na zamieszczonym poniżej obrazku.

Opis:

1. liczba załączników,
2. całkowity rozmiar załączników,
3. rozmiar każdego załącznika.

Redukcja rozmiaru załączników

Zmiana rozmiaru i kompresja obrazków

Obrazki o wysokiej rozdzielczości mają duży rozmiar i zajmują sporo miejsca na dysku, dlatego, zamiast oryginalnego zdjęcia lepiej jest wysyłać je w mniejszej rozdzielczości. Jest kilka sposobów, by to zrobić:

• Do wysyłania zdjęć użyj menedżera zdjęć, który zazwyczaj ma funkcję zmniejszania rozmiaru zdjęcia przed jego wysłaniem. Większość systemów operacyjnych zawiera menedżer zdjęć i jest dostępnych do pobrania za darmo wiele narzędzi do zarządzania zdjęciami.
• W systemie Windows za pomocą Eksploratora Windows zaznacz zdjęcia i wybierz Wyślij do » Adresat poczty. System automatycznie zaoferuje kompresję zdjęć.
• Zainstaluj jeden z dodatków dla Thunderbirda automatycznie zmieniających rozmiar obrazków:
  • Auto Resize Image
  • Shrunked Image Resizer

Kompresowanie danych

Pliki binarne, które nie są obrazkami, takie jak dokumenty tekstowe, czy arkusze kalkulacyjne można przed załączeniem ich do wiadomości skompresować. Najczęściej stosowanym formatem kompresji i archiwizacji jest format zip. Pliki skompresowane tym formatem mają rozszerzenie .zip.

Kompresję danych można wykonać następująco:

• ręcznie – za pomocą jednego z wielu darmowych narzędzi stosujących do kompresji format zip dostępnych dla wszystkich systemów operacyjnych.
• automatycznie – za pomocą rozszerzenia Auto Compress File.

Zewnętrzne serwisy przechowywania plików

Jest kilka witryn internetowych, które zapewniają przechowywanie plików online. Można tam wgrać swoje pliki i umożliwić ich pobieranie. Zamiast wysyłać plik jako załącznik, można wysłać wiadomość zawierającą odnośnik do pobrania plików. Odbiorca może pobrać pliki w dogodnym dla niego czasie.

Zanim zdecydujesz się użyć tego typu serwisu, uważnie zapoznaj się z regulaminem, warunkami i zasadami ochrony prywatności danego serwisu.

Serwisy wymiany zdjęć

Jeśli chcesz udostępniać tylko zdjęcia i filmy wideo, możesz użyć jednego z serwisów wymiany zdjęć, takich jak Flickr, Zdjęcia Google, Facebook itp.

Serwisy przechowywania i wymiany plików

Usługi te są przede wszystkim wykorzystywane do przechowywania danych w internecie, mogą być również wykorzystywane do udostępniania danych i jak pliki mogą być dostępne za pośrednictwem adresu URL.

• Dropbox

Serwisy wymiany plików

Istnieje kilka witryn, które działają jako serwer proxy poczty i umożliwiają transfer plików za pośrednictwem przeglądarki. Możesz określić odbiorcę, nazwę pliku i adres.

• YouSendIt
• SendThisFile