Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Größe Ihres Postfachs unter der Speichergrenze des Servers halten und was Sie tun können, wenn Sie eine Warnung wie „Quota überschritten“, „Mailfach ist voll“ oder „Speicherplatzlimit erreicht“ erhalten.

Was bedeutet „Quota“ oder Serverkontingent?

Die meisten Mailserver haben eine Speicherbegrenzung, die Sie nicht überschreiten können. Dieses Limit variiert von Server zu Server, liegt aber meist bei etwa 100-500 MB auf Unternehmensservern und ist nahezu unbegrenzt auf den bekanntesten kostenlosen Servern wie GMail (Kontingent bei über 10 GB), Yahoo! (1 TB ≙ 1000 GB) oder AOL (unbegrenzt).

Wie erfahren Sie das Ihnen zur Verfügung stehende Serverkontingent?

Das Vorgehen hängt im Einzelnen vom Anbieter ab. Wenn Sie einen kostenlosen Dienst nutzen, sollten Sie als Erstes die Hilfe-Seiten Ihres Anbieters besuchen. Wenn Sie Unternehmensserver nutzen, sollten Sie Ihren Administrator fragen.

Wenn Sie ein IMAP-Konto nutzen, welches die Erkennung der Speichergrenze erlaubt (das ist nicht immer der Fall), ergeben sich folgende Vorgehensweisen:

• Prüfen Sie, ob die Speichergrenze in den Eigenschaften des Postfachs angezeigt wird. Nach Rechtsklick auf den Ordner „Posteingang“ wählen Sie Eigenschaften und dort den Abschnitt Kontingent.
  
  
  
  
• Sie können abwarten, bis Thunderbird sich synchronisiert und die Speichergrenze in der Statusleiste anzeigt. Sie wird jedoch nur angezeigt, wenn es sinnvoll ist. Dies ist erst dann der Fall, wenn mehr als 75% des freien Speichervolumens belegt sind.
• Sie verwenden die Erweiterung „Display Quota“, um das Kontingent ständig in der Statusleiste anzeigen zu lassen.

Wie können Sie den belegten Speicherplatz Ihrer Nachrichten auf dem Server reduzieren?

Um möglichst effizient aufzuräumen, sollten Sie einen guten Überblick über folgende Werte besitzen:

• Wie viel Speicherplatz belegen die einzelnen Ordner?

Der verwendete Speicherplatz einzelner Ordner wird in Thunderbird nicht direkt angezeigt, was aber durch die Installation einer dieser Erweiterungen „Mail Summaries“ oder „Extra Folder Columns“ erreicht werden kann.

• Welchen Speicherplatz belegen einzelne Nachrichten?

Die Größe können Sie sich einfach anzeigen lassen, indem Sie die Spalte Größe im Nachrichtenfenster aktivieren. Der Artikel Spalten in der Nachrichten- und Themenliste zeigt auf, wie Sie hierbei vorgehen können.

POP-Server

Auf einem POP-Server werden alle Nachrichten auf den lokalen Computer heruntergeladen. Abhängig von den eigenen Einstellungen kann eine Kopie jeder Nachricht auf dem Server verbleiben (bis Sie sie löschen, in einen lokalen Ordner verschieben oder sie automatisch vom Server gelöscht wird). Wenn Sie also mehr Speicherplatz benötigen, können Sie:

1. Den belegten Speicherplatz des Ordners „Posteingang“ prüfen.
2. Alte Nachrichten aus dem Postfach löschen, besonders die größeren, die z. B. einen Anhang enthalten. Hierfür sollten Sie am besten die Nachrichten der Größe nach sortieren lassen.
3. Alte Nachrichten archivieren, um diese vom Server zu löschen, sodass diese nur noch lokal auf dem Computer vorhanden sind.
4. Den belegten Speicherplatz des Ordners „Posteingang“ erneut prüfen, um sicherzugehen, dass Sie genügend Speicherplatz frei gemacht gaben. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie den Ordner komprimieren (über das Menü Datei ➔ Alle Ordner des Kontos komprimieren).

IMAP-Server

Auf einem IMAP-Server sind alle Nachrichten und Ordner zwischen Server und Thunderbird synchronisiert (für weitere Informationen lesen Sie bitte den Artikel IMAP-Synchronisierung). Wenn Sie also mehr Speicherplatz benötigen, können Sie:

1. Alte Nachrichten aus jedem Ordner löschen. Besonders die größeren, die z. B. einen Anhang enthalten. Hierfür sollten Sie am besten die Nachrichten der Größe nach sortieren lassen.
2. Wenn Sie eine Kopie Ihrer Nachricht behalten möchten, jedoch deren Anhang nicht mehr benötigen, so können Sie den Anhang aus der Nachricht abtrennen, weil Anhänge im Allgemeinen den meisten Platz beanspruchen.
3. Archivieren Sie einige Ihrer alten Nachrichten. Beachten Sie jedoch, dass das Verschieben der Nachrichten in einen anderen Ordner des Kontos keine Reduzierung des verwendeten Speicherplatzes bedeutet, da alle Ordner mit dem Server synchronisiert sind. Um das Problem zu beheben, können Sie den Ordner „Archiv“ als einen lokalen Ordner und nicht als einen Ordner des E-Mail-Kontos definieren.